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本人通知制度

更新日:2015年10月1日

本人通知制度とは

 住民票の写しや戸籍謄抄本などを第三者や本人の代理人に交付したときに、登録していた本人に交付の事実をお知らせする制度です。
 この制度により、住民票の写しなどの不正な請求を抑止します。
※証明書の交付を制限するものではありません。

制度の流れ

  1. 通知を希望する人が事前に登録
  2. 代理人・第三者からの証明書の交付請求
  3. 請求書の内容を審査の上、証明書を交付
  4. 登録者本人に交付した事実を通知

本人通知制度のイメージ画
本人通知制度のイメージ

登録できる人

 松山市の住民票や戸籍に記載のある(あった)人で、現在国内に住民票がある人
  ※海外にお住まいの人は登録できません。

登録開始日

 平成27年10月1日

登録場所

 市民課(本館1階)
  ※支所や市民サービスセンターでは登録できません。
  ※市外にお住まいの場合や病気などのため窓口に来られない場合は、郵送でも手続ができます。

登録期間

 登録日から10年
  ※登録期間満了日の3か月前から更新の手続ができます。
  ※期間満了日までに更新の手続をしない場合は、登録が抹消されます。

通知の対象になる証明書

現在、松山市に住民票がある人

  • 現在の住民票の写し

現在、松山市に戸籍がある人

  • 現在の戸籍謄抄本・・・(1)
  • 平成改製原戸籍(ただし、(1)と本籍・筆頭者が同じ場合のみ)
  • 現在の戸籍の附票の写し

 ※過去に、松山市に住民票や戸籍があった人も、対象になる場合があります。
 ※登録者と同じ世帯や同じ戸籍の人でも、登録していなければ通知の対象にはなりません。
 ※登録日の翌日から本人通知の対象になります。

通知の対象になる請求

通知する場合

  • 本人等の代理人からの請求

 〜本人等とは〜
  対象になる証明書が住民票の場合
   ・・・本人、本人と同じ世帯の人
  対象になる証明書が戸籍の場合
   ・・・本人、配偶者、直系尊属(父母・祖父母)、直系卑属(子、孫)、本人と同じ戸籍の人(除籍された人を含む。)

  • 第三者からの請求

  (例)債権者など証明書を取得する正当な理由のある人、弁護士などの八士業

通知しない場合

  • 本人等からの請求
  • 登録者の配偶者、直系尊属(父母・祖父母)、直系卑属(子、孫)からの請求
  • 国や地方公共団体からの請求

通知書の内容

  • 証明書を交付した日
  • 交付した証明書の種類
  • 交付した証明書の通数
  • 請求者の種別(本人等の代理人、第三者の別)

 ※通知書は、住民票上の住所にお送りします。(転送不可)

 ※請求者の氏名、住所などは通知されません。

 ※通知された内容については、松山市個人情報保護条例に基づき、本人が開示請求できます。ただし、開示される内容は、条例の規定の範囲内となり、第三者の氏名等の個人情報は、原則不開示になりますので、あらかじめご了承ください。詳しくはこちらをご確認ください。

 ※住民票の写しや戸籍等は、第三者でも法律上の要件を満たしている場合は取得できます。本人通知制度は、登録者本人に、第三者にそれらを交付した事実をお知らせすることで、不正な請求を抑止する制度であり、第三者が「誰であるか」をお知らせする制度ではありません。

登録の変更

下記の場合は、変更届の提出が必要です。(提出先は市民課のみ)

市外に住民票がある人(届出する人:登録者全員)

  • 市外間で住所を異動した場合(例:伊予市から西予市へ引越し)
  • 市外から松山市に住所を異動した場合
  • 氏名が変わった場合

市外に現在の戸籍がある人(届出する人:戸籍を登録している人のみ)

  • 市外から松山市に戸籍を異動した場合

 ※登録している証明書が「除籍謄抄本のみ」の人は、市内に住民票があっても、住所・戸籍の異動があった場合は変更届の提出が必要です。

登録の廃止

  • 登録期間満了日前に登録をやめるときは、廃止の届出が必要です。(提出先は市民課のみ)
  • 死亡、居所不明、海外転出などにより登録者の住民票が削除されたときは、登録を抹消します。
  • 通知書が宛先不明で返戻され、電話などで連絡がつかない場合は、登録を廃止することがあります。

各手続に必要なもの

窓口で手続する場合

  • 松山市本人通知制度登録「(新規・更新)申込書」又は「(変更・廃止)届出書」

 <登録・変更のとき>
  ダウンロードのリンク 新規ウインドウで開きます。松山市本人通知制度登録(新規・更新)申込書(PDF:99KB)
  ダウンロードのリンク 新規ウインドウで開きます。松山市本人通知制度登録(新規・更新)申込書(記載例)(PDF:138KB)
 <変更・廃止のとき>
  ダウンロードのリンク 新規ウインドウで開きます。松山市本人通知制度登録(変更・廃止)届出書(PDF:98KB)

  • 窓口に来る人の本人確認書類

 1点で良いもの
  ・・・運転免許証、パスポート、マイナンバーカード、身体障害者手帳など
 2点必要なもの
  ・・・健康保険証、各種医療受給者証、年金手帳など
 ※詳しくはこちらをご確認ください。(窓口での本人確認の方法を参照してください。)

  • 法定代理人の資格を証明する書類(戸籍謄本や登記事項証明書など)

 ※法定代理人(未成年者の親権者や成年後見人など)が申し込む場合のみ必要です。
 ※本市に備える戸籍簿などで法定代理人であることが確認できる場合は、省略できます。

  • 委任状

 ※代理人が申し込む場合のみ必要です。
 ※登録する人の配偶者、直系尊属(父母・祖父母)、直系卑属(子、孫)が代理人の場合は、省略できます。
  ダウンロードのリンク 新規ウインドウで開きます。委任状(PDF:80KB)

郵送で手続する場合

  • 市外にお住まいの場合や病気などのため窓口に来られない場合は、郵送でも手続ができます。
  • 必要なものは、窓口で手続する場合と同じです。(本人確認書類はコピー)
  • 登録完了のお知らせを希望する場合は、返信用封筒(宛先・宛名を明記し、切手を貼ったもの)を同封してください。
  • 市外にお住まいの場合で、住民票上の住所を確認できないときは、住民票の写しの提出をお願いすることがあります。

お問い合わせ先

市民課 本人通知制度担当 電話:089-948-6342

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お問い合わせ

市民課
〒790-8571 愛媛県松山市二番町四丁目7-2 本館1階
電話:089-948-6347
E-mail:siminka@city.matsuyama.ehime.jp

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