法人の債権者が証明書を郵便で請求する方法について

更新日：2025年3月17日

法人の債権者が、債務者などの住所確認や相続人調査をするため（＝自己の権利を行使するため）、住民票の写しや戸籍証明書を請求する場合は、以下のようにしてください。

必要書類

1.　請求書

2.　疎明資料
※請求者（債権者など）と対象者（債務者など）が確認できる契約書、申込書、裁判の内容が分かる正本などのコピー

3.　法人の登記事項証明書、代表者事項証明書など
※住民票請求はコピー可、戸籍請求は発行から３か月以内の原本

4.　担当者の社員証、有効期限内の本人確認書類（マイナンバーカード・運転免許証など）のコピー
※社員証がない場合は、在職証明書や代表者からの委任状

5.　返信先が確認できる資料
※他の資料で返信先が確認できない場合に必要
（例）ＨＰの写しや防火管理責任者の届出書等の公的書類

6.　返信用の封筒（宛名を記載し、切手を貼ったもの）

7.　手数料

請求書の内容

請求書には、次の内容を必ず記載してください。

請求日
宛先　松山市長あて
表題　「住民票郵便請求書」又は「戸籍関係郵便請求書」
請求者　担当事務所の住所、法人名、役職、氏名、押印
担当者　部署名、役職、住所、氏名、電話番号
具体的な請求理由及び使用目的

使用目的は「債権保全」だけでは曖昧なため、「支払いが滞っている債務者と不通となっていることから、債務者の所在確認のため、住民票の写しを1通請求します。」「債務者死亡により相続人調査をし、相続人に残債の請求をするため、債務者の出生から死亡までの戸籍を各1通請求します。」などと具体的に記載してください。

対象者の情報　住民票請求は住所と氏名、戸籍請求は本籍・筆頭者と対象者の氏名
必要な証明書の種類と通数
誓約文

「今回取得する住民票の写し（戸籍証明書）は、使用目的以外には使用しないことを誓約します。」など

請求にあたっての注意事項

法人が請求する場合、登記事項証明書などで確認できる方（代表者や管理人）から請求してください。それ以外の方（支店長など）が請求者となる場合は、その方の役職・氏名が確認できるもの（名刺以外）もお送りください。
押印は、法人の代表者印、会社印など申し出の意思が確認できるものをお願いします。
債権譲渡や業務委託、商号変更などがある場合は、それが確認できる資料が必要です。
疎明資料に契約者などの自署又は押印がない場合は、契約内容に相違ない旨を記入の上、法人印の押印をお願いします。
住民票の写しに本籍・筆頭者の表示が必要な場合は、その理由を請求書に記載し、理由の分かる資料をお送りください。
相続人調査で戸籍証明書を請求する場合は、被相続人の死亡が確認できる公的書類（除票など）が必要です。また、相続人の戸籍の請求の場合は、被相続人との相続関係が確認できる戸籍などが必要です。

ここで説明しているのは一般的な注意事項です。
案件により、追加で資料をお願いする場合がありますので、ご了承ください。