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本人通知制度(平成27年10月1日より登録開始しています)

更新日:2015年10月1日

本人通知制度とは

 戸籍謄抄本や住民票の写しなどを第三者や本人の代理人に交付したときに、登録していた本人に交付の事実をお知らせする制度です。
 この制度により、戸籍謄抄本などの不正な請求の抑止を図ります。
※証明書の交付を制限するものではありません。

制度の流れ

  1. 通知を希望する人が事前に登録する。
  2. 第三者・代理人からの交付請求
  3. 申請書の内容を審査の上、証明書を交付
  4. 登録者本人へ交付した事実を通知する。

本人通知制度のイメージ画
本人通知制度のイメージ

登録開始日

 平成27年10月1日

登録場所

市民課(本館1階)
※支所及び市民サービスセンターでは登録できません。
※市外にお住まいの人や病気などのため窓口での申込・届出ができない場合は、郵送による手続きもできます。
  郵送で手続きされる人はこちらもご確認ください。

登録期間

登録日から10年
※登録期間終了日の3カ月前から更新の手続きができます。
※期間満了日までに更新の手続きをされなかった場合は、登録が抹消されます。

通知の対象となる証明書

現在、松山市に戸籍のある人

  • 現在の戸籍謄抄本・・・(1)
  • 平成改製原戸籍(ただし、(1)と本籍・筆頭者が同一の場合のみ)
  • 現在の戸籍の附票の写し

現在、松山市に住民票がある人

  • 現在の住民票の写し

※過去に、松山市に戸籍や住民票があった人も、対象になる場合があります。
 詳しくは本人通知担当者までご連絡ください。
※登録された人と同一世帯や同一戸籍の人でも、登録していなければ通知の対象とはなりません。
※登録日の翌日から本人通知制度の対象となります。

通知の対象となる交付請求者

第三者(自己の権利義務を履行するために住民票の写しなどを取得する正当な理由のある人)

 (例)弁護士や行政書士などの八士業、債権者など

本人等の代理人

 ※本人等とは

  • 対象となる証明書が戸籍関係の場合…本人、配偶者、直系尊属(父母・祖父母など)、直系卑属(子、孫など)、本人と同一戸籍の人(除籍された人も含む)
  • 対象となる証明書が住民票の場合…本人、本人と同一世帯員

次の場合は通知の対象となりません。

  • 本人等による取得
  • 登録された人の配偶者、直系尊属(父母・祖父母など)及び直系卑属(子、孫など)による取得
  • 国や地方公共団体による取得

登録できる人

通知の対象とする証明書に記載又は記録のある人
 ※いずれの場合も国内に住民票がある人(海外転出者は登録できません)

通知書について

通知の内容(通知書に記載する事項)

  1. 証明書を交付した日
  2. 交付した証明書の種類
  3. 交付した証明書の通数
  4. 交付請求者の種別(本人等の代理人、第三者の別)

注意事項

※通知書は、住民票上の住所にお送りします。(転送不可)
※交付請求者の氏名、住所などは通知されません。
※通知内容について更に詳しい情報が知りたい場合は、松山市個人保護条例に基づき、自己情報の開示請求ができます。ただし、開示請求が決定された場合でも、同条例の規定により、一部が非開示となる場合や、この通知内容より具体的な情報が記載されていないことがあります。詳しくはこちらをご確認ください。

登録の変更

下記の場合は、変更届の提出が必要です。(提出先は、市民課のみです。)

市外に住民票がある人(登録している人全員が対象です。)

  • 市外間で住所を異動した場合(例:伊予市から西予市へ引越し)
  • 市外から松山市に住所を異動した場合
  • 氏名が変わった場合

市外に現在の戸籍がある人(戸籍を登録している人のみが対象です。)

  • 市外から松山市に戸籍を異動した場合

※登録している証明書が「除籍謄抄本のみ」の人は、市内に住民票があっても、住所・戸籍の異動があった場合は全て変更届の提出が必要です。
※通知書が宛先不明で返戻され、電話などで連絡がつかない場合は、登録を廃止することがあります。

登録の廃止

  • 登録期間満了日前に登録をやめるときは、廃止の届出が必要です。(提出先は市民課のみです。)
  • 死亡、居所不明、海外転出などにより登録者の住民票が削除されたときは、登録を抹消します。
  • 通知書が宛先不明で返戻され、電話などで連絡がつかない場合は、登録を廃止することがあります。

各手続きに必要なもの

申請書

  • 松山市本人通知制度登録(新規・更新)申込書
  • 松山市本人通知制度登録(変更・廃止)届出書

来庁者の本人確認書類(運転免許証・パスポート・健康保険証など)

※本人確認書類の詳細はこちらをご確認ください。

戸籍謄本や登記事項証明書などの法定代理人の資格を証明する書類

 ※法定代理人(未成年者の親権者や成年後見人など)が申し込む場合のみ必要です。
 ※ただし、本市に備える戸籍簿などで法定代理人であることが確認できる場合は、省略することができます。

委任状

 ※代理人が申し込む場合のみ必要です。
 ※登録する人の配偶者、直系尊属(父母・祖父母など)、直系卑属(子、孫など)の人が代理の場合は委任状を省略できます。

市外にお住まいの方へ

 ※登録や変更手続きの際、住民票上の住所を確認できない場合は、住民票の写しの提出をお願いする場合があります。

松山市本人通知制度様式

本人通知制度登録に関する申請書・委任状の書式の様式を掲載しております。

お問い合わせ先

本人通知制度担当 電話:089-948-6342

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お問い合わせ

市民課
〒790-8571 愛媛県松山市二番町四丁目7-2 本館1階
電話:089-948-6347
E-mail:siminka@city.matsuyama.ehime.jp

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